U sklopu aktivnosti ka izradi registra društava nad kojima Arhiv FBiH ima nadležnost nadzora i kontrole arhivskog poslovanja prikupljeni su podaci o 609 registratura organa uprave, službi za upravu te pravnih lica iz nadležnosti Arhiva FBiH.
U proteklom periodu kreirali smo upitnik sa podacima o registraturama na koji nam je 609 društava registratura odgovorilo na pitanja u vezi provođenja zakona o arhivskoj djelatnosti FBiH u njihovim organizacijama.
Arhiv FBiH je zadužen za pripremanje zakonskih i podzakonskih akata kada je riječ o upravljanju registraturnim i arhivskim materijalom (u papirnom i digitalnom obliku), načinu i standardu pohrane i čuvanja registraturnog i arhivskog materijala, budućem načinu upotrebe elektronskog dokumenta i digitalnog potpisa i u tom smislu želi da uzme aktivnu ulogu u budućim aktivnostima u ovim procesima.
Trenutno prikupljamo informacije o stručnom osoblju unutar organizacija kao i o načinu vođenja arhivske knjige i arhivskih poslova čija će uspostava osnovnih pokazatelja u registru biti kompletirana.
U okviru strategije aktivne komunikacije sa registraturama Arhiv FBiH je, u sklopu sporazuma o stručno tehničkoj saradnji sa BH kompanijom CloudIT d.o.o. Sarajevo, pripremio odgovarajuću obuku za sve odgovorne u registraturama koje želi obučiti za zakonito upravljanje registraturnom i arhivskom građom.
Pored obuke Arhiv FBiH će osigurati efikasnije digitalne servise za komunikaciju sa registraturama i osigurati da svoje zakonske obaveze izvršavaju jednostavno i na vrijeme.
U okviru digitalnih servisa koje će Arhiv FBiH ponuditi registraturama nad kojima ima nadležnost su:
- Dostava prijedloga Liste kategorija sa rokovima čuvanja i cijeli proces odobravanja Liste kategorija će biti praćen digitalnim poslovnim procesom;
- Dostava arhivske knjige koja je definirana Zakonom o arhivskoj građi će također biti omogućena putem digitalnih servisa;
- Dostava liste građe za otpis kao i kompletan postupak izlučivanja i otpisa dokumentacije će biti ispraćen uz podršku digitalnog procesa.
Na ovaj način Arhiv FBiH će biti prva institucija u BiH koja će svojim korisnicima – registraturama ponuditi cjelovita digitalna rješenja sa ciljem olakšanja poslovanja i potpune zakonske usklađenosti na području arhivskog poslovanja kroz besplatne servise arhiviraj.ba i DARHIV koje je kroz sporazum o saradnji Arhivu FBiH donirala kompanija CloudIT.
Sve ove funkcionalnosti će korisnicima biti predstavljene na obuci koju će Arhiv FBiH organizirati u sklopu sporazuma o stručno tehničkoj saradnji sa renomiranom BH kompanijom CloudIT d.o.o. Sarajevo, a troškovi obuke za sve učesnike će biti osigurani od strane organizatora (Arhiva i CloudIT).
